Barrierefreie PDFs erstellen lassen für Unternehmen und Einrichtungen

Viele Menschen sind auf Hilfsmittel wie Vorlese-Software angewiesen, um digitale Inhalte überhaupt nutzen zu können. Wenn ein PDF nicht barrierefrei ist, bleiben diese Inhalte für sie praktisch unsichtbar. Außerdem verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz Unternehmen seit Juni 2025 dazu, digitale Inhalte – also auch PDFs – barrierefrei anzubieten.

Barrierefreie PDFs sind generell klarer aufgebaut, einfacher zu lesen und auch auf dem Handy besser nutzbar. Wer ein PDF schnell durchsuchen oder mit einer Text-to-Speech-Funktion arbeiten will, profitiert ebenfalls. Und nicht zuletzt: Auch Google liebt gut strukturierte Inhalte – Ihre Sichtbarkeit in Suchmaschinen steigt also.

Am besten nutzen Sie Programme wie Microsoft Word, Adobe Acrobat Pro oder InDesign – und achten schon bei der Erstellung darauf, dass die Inhalte klar gegliedert sind. Überschriften, Listen, Alternativtexte und die richtige Lesereihenfolge sind hier besonders wichtig. Eine bloße Umwandlung in PDF reicht meist nicht aus.

Am zuverlässigsten mit Prüf-Tools wie PAC 2024 oder den Barrierefreiheitsfunktionen in Adobe Acrobat. Wichtig sind nachvollziehbare Tags, Alternativtexte, logische Lesereihenfolge und korrekte Überschriftenstruktur.

Die wichtigsten Standards sind PDF/UA (ISO 14289) sowie WCAG 2.1. Beide geben klare Vorgaben, wie ein Dokument technisch und inhaltlich aufgebaut sein muss.

WCAG sind allgemeine Richtlinien für barrierefreie Webinhalte, PDF/UA ist die spezielle ISO-Norm für barrierefreie PDFs. Für nutzerfreundliche Dokumente sollten beide Standards berücksichtigt werden.

Ja, das ist in vielen Fällen möglich. Mit Tools wie Adobe Acrobat lassen sich bestehende PDFs nachbearbeiten, zum Beispiel durch das Hinzufügen von Tags oder Alternativtexten. Je nach Ausgangslage kann es aber auch sinnvoller sein, das Dokument neu aufzusetzen.

Oft fehlen wichtige Strukturelemente wie Überschriften oder Absätze. Bilder haben keine Alternativtexte, Tabellen sind nicht richtig aufgebaut oder die Lesereihenfolge ist durcheinander. Besonders problematisch sind auch Formularfelder, die nicht mit der Tastatur bedienbar sind oder keine verständlichen Beschriftungen haben.

Viele Programme können zwar „getaggte“ PDFs erzeugen, aber das bedeutet noch lange nicht, dass alles korrekt ist. Ohne zusätzliche Prüfung fehlen oft wichtige Details – wie die logische Lesereihenfolge, korrekte Alternativtexte oder beschriftete Formularelemente. Eine echte barrierefreie PDF braucht deshalb etwas mehr Aufwand.

Wer digitale Inhalte nicht barrierefrei anbietet, läuft seit Juni 2025 Gefahr, gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen – und das kann teuer werden. Abmahnungen oder Bußgelder sind möglich. Hinzu kommt ein möglicher Imageverlust, der Verlust von Kundschaft oder der Ausschluss aus öffentlichen Ausschreibungen.

Ja, unbedingt. Ausfüllbare Formulare müssen so gestaltet sein, dass sie mit der Tastatur bedient werden können, die Reihenfolge logisch ist und jedes Feld klar beschriftet ist. Auch Kontraste und eine einfache Bedienung spielen hier eine große Rolle.

Nein, ganz und gar nicht. Barrierefreiheit schließt gutes Design nicht aus – im Gegenteil. Ein gut strukturiertes Layout mit klarer Typografie wirkt oft sogar aufgeräumter und professioneller. Es geht also nicht darum, auf Gestaltung zu verzichten, sondern sie so umzusetzen, dass sie für alle funktioniert.

Mit dem kostenlosen PAC-Tool lassen sich PDFs schnell und zuverlässig auf Barrierefreiheit überprüfen. Es zeigt zum Beispiel an, ob Tags fehlen, die Struktur logisch ist oder Farben ausreichend kontrastreich sind. Wir nutzen dieses Tool regelmäßig, um PDFs zu testen – und unterstützen gern bei der Umsetzung oder Nachbesserung.

Ja, barrierefreie PDFs passen sich durch ihre klare Struktur und semantische Auszeichnung besser an mobile Displays an und sind leichter auf Smartphones und Tablets nutzbar.

Ja, durch Alternativtexte (Alt-Texte) können auch visuelle Inhalte für Screenreader verständlich gemacht werden.

Seit dem 28. Juni 2025 müssen viele Unternehmen ihre digitalen Angebote barrierefrei gestalten – das betrifft auch PDFs. Besonders relevant ist das für Online-Shops, Banken, Versicherungen oder Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten.

Besonders betroffen sind öffentliche Einrichtungen, Banken, Versicherungen, Verlage, Bildungseinrichtungen und Unternehmen, die viele digitale Dokumente bereitstellen.

Ja. Wenn PDFs barrierefrei aufgebaut sind, können Suchmaschinen den Inhalt besser erfassen. Das heißt: Ihre Inhalte werden sichtbarer, leichter auffindbar – und ranken besser bei Google. Auch das kann ein Grund sein, sich frühzeitig mit barrierefreien PDFs zu beschäftigen.

Wir helfen Ihnen bei der Prüfung, Überarbeitung oder Neuerstellung Ihrer PDF-Dokumente. Ob eine einfache Analyse mit Handlungsempfehlungen oder die vollständige Umsetzung – wir sorgen dafür, dass Ihre PDFs rechtlich sicher, gut nutzbar und professionell gestaltet sind.

Die Kosten hängen vom Umfang, der Komplexität und der Anzahl der Dokumente ab. Einfache Dokumente sind günstiger, komplexe Formulare oder umfangreiche Berichte erfordern mehr Aufwand.

Ja, in vielen Bundesländern und durch Programme wie „Digital Jetzt“ oder „go-digital“ können Unternehmen Fördermittel für barrierefreie digitale Lösungen erhalten.