ePEN – Pen & Paper digitalisiert Daten einfach

Wir von der CCDM GmbH lieben das Internet. Der Begriff Internet steht stellvertretend für alles, was unser Onlinezeitalter geprägt hat: E-Mail, Websites, das Social Web, Onlinemarketing und vieles mehr. Cloudbasierte Anwendungen haben unsere Berufswelt mobil werden lassen. Daten sind von überall her abrufbar, geschäftsrelevante Informationen werden mit einem Klick geteilt. Aber nicht alle Herausforderungen sind bisher gut gelöst.

Kostentreiber rechtssichere Datenerfassung

Der digitale Abruf von Daten ist einfach, die mobile Datenerfassung, aber stößt schnell an Grenzen: Ein Laptop für jeden Mitarbeiter ist für viele Unternehmen teuer und es ist auch nicht für jede Arbeitsumgebung geeignet. Smartphones und Tablets können eine Lösung sein, aber an ihnen ist das Eintippen von Daten oft umständlich und nicht besonders schnell. Müssen erfasste Daten bestätigt oder rechtssicher abgelegt werden, fehlt bei der digitalen Eingabe oftmals das Dokument, auf dem die korrekte Erfassung kontrolliert und bestätigt werden kann. Ohne Drucker ist da wenig zu erreichen.

Deshalb ist überall dort, wo es auf die rechtsverbindliche Erfassung und Ablage von Daten ankommt, die manuelle Datenerfassung auf Papier noch immer weit verbreitet: Formulare kann man leicht kontrollieren und unterzeichnen. Händisch erfasste Daten rechtssicher in ein ERP-System zu übertragen erzeugt jedoch einen doppelten Aufwand und damit zusätzliche Kosten, erfordert erneute Kontrolle und ist trotzdem fehleranfällig. Zudem stehen die Daten erst mit einer zeitlichen Verzögerung auch digital bereit.

Zeitverzug, Übertragungsfehler und Zusatzkosten adé

Wenn Sie Ihre einmal auf Papier erfassten Daten sofort und ohne Zeitverzug in Ihren Systemen verfügbar haben wollen, sollten Sie den ePEN kennenlernen. In ihm haben wir eine solche Lösung gefunden und sind von der Nützlichkeit und Anwenderfreundlichkeit so begeistert, dass wir sie in unser Portfolio aufgenommen haben. Was gestern noch Zukunftsmusik war, ist heute mit dem ePEN Best Practice!

Handschriftlich erfasst, digital verfügbar

Mit dem ePEN erfassen Sie Daten auf gewohnte Weise händisch auf Papier. Anstelle eines  handelsüblichen Kugelschreibers verwenden Sie den ePen. Der ePEN erfasst alle Daten in einem Schritt analog und digital: Während Sie wie gewohnt ein Formular ausfüllen, speichert er die eingelesenen Daten direkt digital verwertbar ab. Ist die Erfassung abgeschlossen und bestätigt oder unterzeichnet, überträgt der ePEN die Daten drahtlos in Ihr System. Damit haben Sie einen dreifachen Zeitvorteil: Die doppelte Dateneingabe entfällt ebenso wie die Nachkontrolle und die Daten sind sofort im System verfügbar und können verarbeitet werden, stehen für Echtzeit-Auswertungen zur Verfügung, können Prozesse anstoßen und Vieles mehr. So lassen sich die Arbeitsprozesse in vielen Unternehmen, besonders im Mittelstand, deutlich verschlanken.

Der ePEN ist die Lösung für die gewohnte Erfassung mit Papier und Stift, aber Ihre Dokumentation ist zusätzlich elektronisch lückenlos und dauerhaft nachvollziehbar, zentral vorhanden und sofort auswertbar.

5 gute Gründe für den ePEN®

Sicher und praxiserprobt

Gudrun Frank von DIMESKO – Institut zur digitalen Kompetenzmessung: „Die Zeitersparnis, die wir durch die Pen & Paper-Lösung haben, ist wirklich immens. Sowohl Schnelligkeit als auch Sicherheit sind nun kaum mehr zu übertreffen. Und das Beste: Das Ausfüllen der Fragebögen funktioniert wie gewohnt mit Stift und Papier – mit dem Unterschied, dass der digitale Stift die Daten direkt in unsere Auswertungsdatenbank überträgt“.

Erfolgreich eingesetzt werden unsere ePEN-Lösungen z.B. im

GESUNDHEITSWESEN

In Krankenhäusern und Pflegeheimen ist sorgfältige Dokumentation wichtig. Mit dem ePEN handschriftlich erfasste patientenbezogene Informationen werden ohne weiteren Zwischenschritt im EDV-System der jeweiligen Einrichtung abgelegt und können automatisch in die elektonische Patientenakte übernommen werden.

GEBÄUDEMANAGEMENT

Daten erfassen und archivieren ist mit dem ePEN nur ein Schritt. Die Dokumentation oder Gebäudeprüfung wird wie bisher handschriftlich erfasst und automatisch im Facility Management System abgelegt. Die mit dem ePEN erfassten Angaben können darüber hinaus automatisierte Workflows wie eine Schadensmeldung an einen Haushandwerker oder ein Serviceunternehmen auslösen.

SERVICE

Kunden wünschen meist einen Beleg, wenn ein Serviceauftrag ausgeführt wird. Mit dem ePEN dokumentieren Sie Aufwände wie gewohnt mit Papier und Stift. Die anschließende Übertragung in das Abrechungssystem erfolgt vollautomatisch und ohne Zeitverzug. So behalten Sie die geleisteten Aufwände und verbrauchten Materialien einfacher als je zuvor im Blick.

Großhandel

Mit ePEN kann z.B. Ihr Auslieferungsfahrer wie gewohnt Daten von Leergutrücknahmen in der Filiale oder beim Kunden in sein Formular aufnehmen, die erfassten Daten stehen sofort im zentralen System zu Weiterverarbeitung zur Verfügung An der Rampe muss Abends nur noch kontrolliert werden, ob die tagsüber gemeldeten Zahlen korrekt sind.

Dies sind nur einige Beispiele für eine erfolgreiche Anwendung des ePEN. Wenn Sie den ePEN auch in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen, finden Sie weitere Informationen unter www.epen.berlin sprechen Sie unsere Businesskundenberater ePEN an. Herr Ahrens und seine Kollegen beraten Sie gern.

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